Privatlivspolitik for foreningen
Privatlivspolitikken er udformet til at opfylde EUs persondataforordning (GDPR) og udarbejdet efter DGIs anbefalinger.
Seneste opdatering: 12. marts 2018
Foreningens dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Foreningen er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktperson vedr. persondataforordningen: Formanden.
Kontaktinformation: Se fakta på hjemmesiden.
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende oplysninger om alle medlemmer: Almindelige personoplysninger, dvs. registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse.
Vi opbevarer ikke CPR-numre, helbredsoplysninger, bankdata eller andet for medlemmer.
For frivillige i foreningen opbevarer kassereren undertiden yderligere bank-kontonummer, hvis det er relevant for refusioner.
Her indsamler vi oplysninger fra
Vi får oplysningerne fra dig.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en legitim grund til det. Vores formål er foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, nyhedsbrev, deltagelse på hold og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning lovkrav og statistik.
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
Samtykke
Vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi mener ikke at dit samtykke er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Videregivelse af dine personoplysninger
Navn og medlemsnummer registreres i Fonden Lyseng Idrætscenters adgangssystem, hvilket er en forudsætning for kunne udlevere nøglebrikker.
Foreningen hører under DGI. Der sker videregivelse af oplysninger til DGI og eventuelle andre arrangører i tilfælde af kursusdeltagelse og DGI's registrering af foreningens ansvarlige ledere.
Vi videregiver ikke personoplysninger til andre uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom i nyhedsbrev.
Databehandleraftale
Foreningens databehandler er Conventus A/S, der leverer vores medlemsadministration og betalingssystem til hjemmesiden.
Conventus generelle databehandleraftale er gældende:
http://web.conventus.dk/databehandleraftale/
Fortegnelsespligten for data
1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?
2. Hvad er formålene med behandlingen?
a) Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning.
b) Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetninger til DGI.
3. Hvilke personoplysninger behandler vi?
Almindelige personoplysninger:
a) Navn
b) Mailadresse
c) Telefon
d) Postadresse
e) Fødselsdato
f) Fakta om indmeldelse, kontingent m.v.
4. Hvem behandler vi oplysninger om?
a) Medlemmer
b) Frivillige
5. Hvem videregives oplysningerne til?
Almindelige personoplysninger om medlemmer og frivillige videregives til DGI og Antidoping Danmark, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri.
6. Hvornår sletter vi personoplysningerne?
Oplysninger om medlemmer opbevares i op til et år efter udmeldelse.
Oplysninger om frivillige opbevares i op til 5 år efter udmeldelse.
7. Hvordan opbevarer vi personoplysningerne?
Alle data for medlemmer registreres i vores administrative system "Conventus" - se databehandlingsaftalen ovenfor.
Enkelte data om frivillige i foreningen opbevares på fælles drev med beskyttet adgang.
8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?
Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi DGI og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.
Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: i formandens arkiv.
9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?
Se databehandleraftalen med Conventus ovenfor.